Teoría de la Contingencia

LA TEORÍA CONTIGENCIAL EN LA ADMINISTRACIÓN

1.    INTRODUCCIÓN

La palabra contingencia significa algo incierto o eventual, que bien puede suceder o no. Se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón. Debido a esto el enfoque de contingencia marca una nueva etapa en la Teoría General de la Administración.

Según Idalberto Chiavenato "El enfoque contingencial destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un modelo organizacional único y exclusivo, es decir, no existe una forma única que sea mejor para organizar con el propósito de alcanzar los objetivos"

Razón por la cual la teoría de contingencia nació a partir de una serie de investigaciones hechas para verificar cuáles son los modelos de estructuras organizacionales más eficaces en determinados tipos de industrias. Los investigadores, cada cual aisladamente, buscaron confirmar si las organizaciones eficaces de determinados tipos de industrias seguían los supuestos de la teoría clásica, como la división del trabajo, la amplitud del control, la jerarquía de autoridad, etc. Los resultados sorprendentemente condujeron a una nueva concepción de organización: la estructura de una organización y su funcionamiento son dependientes de la interface con el ambiente externo. En otros términos, no hay una única y mejor forma de organizar.

2.    DEFINICIÓN DE TEORÍA CONTINGENCIAL

La Teoría Contingencial plantea que hay una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos de la organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables dependientes.

La teoría de la contingencia destaca la eficacia de las acciones administrativas emprendidas en una situación y reprueba de cierta forma la estandarización. Así pues necesariamente la tecnología, el tamaño y el ambiente son factores imprescindibles en un plan contingente debido a que una diferencia mínima en la verificación de las empresas marca pauta inicial en la elección adecuada de la tecnología en sus producciones y procesos y de esto se deriva a su vez la estructura da la organización gracias a las diferencias y categorías tecnológicas, de esta manera es posible asegurar la correcta administración de los recursos evitando despilfarrarlos ya que de no ser así estaría en peligro su supervivencia para lo cual influye en gran medida el ambiente.

3.    CONTINGENCIA

Es la posibilidad de que una cosa suceda o no suceda. Algo incierto o eventual, proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón.

      i.        APORTES DE CHANDLER

Basada en la experiencia de 4 empresas, concluye que durante los últimos 100 años, la estructura organizacional de las grandes empresas, estuvo determinada, de manera gradual, por sus estrategias de mercadeo y que las organizaciones pasaron por un proceso de 4 etapas:

a.    Acumulación de recursos

b.    Racionalización del uso de los recursos

c.     Continuación del crecimiento

d.    Racionalización del uso de los recursos en crecimiento

Los diversos ambientes obligan a que las empresas adopten nuevas estrategias que exigen diferentes estructuras organizacionales.

     ii.        APORTES DE BURNS Y STALKER

Sociólogos industriales ellos se encontraron con una diversidad de métodos y procedimientos administrativos. En base a esta diversidad clasificaron a las empresas como:

a.    Mecanicistas: Los problemas y las tareas con que el conjunto se enfrenta son asignados a especialistas. Apropiada en condiciones ambientales estables.

b.    Orgánicas: Se adaptan a condiciones inestables cuando surgen problemas y exigencias de acción que no pueden ser fragmentadas y distribuidos entre especialistas en una jerarquía claramente definida. Apropiada para condiciones ambientales de cambio e innovación.

    iii.        APORTES DE LAWRENCE Y LORSCH

Llevaron un estudio sobre la oposición organización-ambiente, la cual marca el origen de la teoría contingencial, cuyo nombre derivó de esta investigación. Concluyeron que los problemas organizacionales básicos son la diferenciación y la integración.

a.    Diferenciación: División de la organización en subsistemas o departamentos, en los que cada cual desempeña una tarea especializada en un contexto ambiental también especializados.

b.    Integración: Proceso generado por presiones provenientes del ambiente general de la organización para unificar los esfuerzos y la coordinación entre los diversos departamentos.

    iv.        APORTES DE JOAN WOODWARD

Fue una Socióloga industrial inglesa, se inició una investigación en 1958 para saber si los principios de administración expuestos por las diversas teorías administrativas se correlacionaban con el éxito de la empresa cuando se llevaban a cabo.

En su estudio se tomaron empresas con diferentes maneras de producir:

a.    Producción unitaria o taller.

b.    Producción en masa o mecanizada.

c.     Producción en serie o automatizada

Sus conclusiones fueron:

a.    La tecnología utilizada por la organización afecta profundamente el diseño organizacional.

b.    Existe fuerte correlación entre estructura organizacional y previsibilidad de las técnicas de producción.

c.     Las empresas con operaciones estables necesitan estructuras diferentes a aquellas organizaciones con tecnología cambiante.

d.    Predominio de las funciones de la empresa, la importancia de ventas, producción o ingeniería, depende de la tecnología empleada.

PRINCIPALES FACTORES QUE AFECTAN LA ORGANIZACIÓN

AMBIENTE

Es todo aquello que rodea externamente una organización o un sistema. Es el contexto dentro del cual esta se halla inserta. En tanto sistema abierto, la organización mantiene transacciones e intercambio con su ambiente, lo cual permite que todo lo que ocurre externamente en el ambiente influya internamente en lo que sucede en la organización.

Como el ambiente es vasto y complejo, pues incluye “todo lo que rodea” la organización, puede analizarse en dos segmentos: el ambiente general y el ambiente de tarea:

Existe un ambiente general y un ambiente de tarea.

a.    Ambiente General: es el macro ambiente o ambiente genérico, comuna todas las organizaciones. Lo que ocurre en el afecta directa o indirectamente a todas las organizaciones. El ambiente general está constituido por un conjunto de condiciones semejantes en todas las organizaciones, que son las condiciones tecnológicas, legales, políticas, económicas, demográficas, ecológicas, culturales, etc.

b.    Ambiente de Tarea: El más próximo e inmediato a cada organización. Es el segmento del ambiente general del cual una determinada organización extrae sus insumos y en el que deposita sus productos. Es el ambiente de operaciones de cada organización. Este ambiente de tarea está constituido por: los proveedores de insumos, clientes o usuarios, competidores, entidades reguladoras.

TECNOLOGÍA

Junto con el ambiente, la tecnología es otra variable independiente que influye poderosamente sobre las características organizacionales (variables dependientes). Además del impacto ambiental (para muchos autores, imperativo ambiental) existe el impacto tecnológico (para muchos autores imperativo tecnológico) sobre las organizaciones.

Todas las organizaciones utilizan alguna forma de tecnología para ejecutar sus operaciones y realizar sus tareas. La tecnología adoptada podrá ser elemental y rudimentaria (como el aseo y la limpieza con el cepillo o escoba) o sofisticada (como el procesamiento de datos a través de un computador). Sin embargo, algo es evidente: todas las organizaciones dependen de un tipo de tecnología o de una matriz de tecnologías para poder funcionar y alcanzar sus objetivos.

La tecnología se considera como algo que se desarrolla predominantemente en las organizaciones en general y en las empresas en particular, a través de conocimientos acumulados, desarrollados sobre el significado y ejecución de tareas, la utilización de máquinas, equipos, instalaciones que constituyen un enorme complejo de técnicas utilizadas en la transformación de los insumos recibidos por la empresa en resultados, esto es en productos o servicios.

La tecnología puede estar o no incorporada a bienes físicos.

Tecnología Incorporada a bienes físicos: está contenida en bienes de capital, materias primas básicas, intermedias o componentes.

Tecnología no incorporada: es un determinado tipo de conocimiento que es utilizado en el sentido de transformar elementos, materias primas, componentes o elementos simbólicos, datos, información, etc., en bienes o servicios, modificando su naturaleza o características.

*Todas las organizaciones tienen tecnología comenzando desde hacer el aseo, llamada tecnología adoptada hasta la llamada sofisticada (procesamiento de datos a través de computadoras).

LA ORGANIZACIÓN Y SUS NIVELES

Para la teoría contingencial no existe una universalidad en los principios de administración ni una única y mejor manera de organizar y estructurar las organizaciones. La estructura y el comportamiento organizacional son variables dependientes. Las variables independientes son el ambiente y la tecnología. El ambiente impone desafíos internos. Para enfrentarse con estos dos tipos de desafíos, las organizaciones, independientemente de su naturaleza o tamaño, se dividen en tres niveles organizacionales:

Nivel institucional o nivel estratégico:

Es el nivel más elevado de la empresa compuesto por los directores, propietarios, accionistas, y altos ejecutivos. En este nivel se toman las decisiones y se establecen los objetivos de la organización.

Nivel Intermedio:

También denominado nivel mediador o nivel gerencial, cuida de los recursos necesarios, como de la distribución y colocación de lo que fue producido por la empresa en los diferentes segmentos del mercado.

Esta generalmente compuesto de la administración media de la empresa, son personas que transforman las estrategias elaboradas para alcanzar los objetivos empresariales en programas de acción.

Nivel Operacional:

También denominado nivel técnico o núcleo técnico, es el nivel donde el trabajo básico está relacionado directamente con la producción de los productos o servicios de la organización.

En este nivel se encuentra las máquinas y equipo, las instalaciones físicas, las líneas de montaje, las oficinas y determinadas rutinas y procedimientos programados dentro de una regularidad y continuidad que asegure la utilización de los recursos disponibles y la máxima eficiencia de las operaciones.

FACTORES EXTERNOS QUE PUEDEN ORIGINAR CONTINGENCIA A LAS EMPRESAS

Los factores externos pueden dividirse, según (Hall, 1973), en condiciones generales e influencias específicas. Las primeras constituyen aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas, mientras que los segundos están compuestos por aspectos que afectan particularmente a dicha organización, tales como otras organizaciones o individuos claves. Dos de los elementos más importantes que componen las condiciones generales son la tecnología y el ambiente (Koontz y Weihrich, 2004), cuyo intercambio con los factores internos de la organización hace que esta adopte ciertas formas de estructura y comportamiento para su adaptación al medio externo.

FACTORES INTERNOS QUE PUEDEN ORIGINAR CONTINGENCIA A LAS EMPRESAS

Los factores internos están dependiendo de las siguientes Recursos:

Recursos Humanos: Están comprendidos por los elementos humanos que requiera el alcance de las operaciones, tomando en cuenta diversas especialidades. El presupuesto y la conveniencia de que dichos elementos sean internos o externos dependerán de un análisis crítico y detallado.

Recursos Materiales: Comprende escritorios, equipo computacional y otros diversos activos se necesitarán cumplir satisfactoriamente los objetivos del departamento.

Inversiones: Este departamento deberá presentar un presupuesto anual que estará sujeto a la aprobación de la dirección y que a su vez sea congruente con los alcances que se pretendan.

Tiempo: Conforme se vayan aprobando las tareas y la colaboración de los diferentes involucrados se haga más participativa, se podrán establecer metas a corto, mediano y largo plazo; por otro lado se puede estimar que el departamento podrá estar atendiendo y solucionando problemas, desde el primer día.

           

¿QUE ES CONTROL DE CONTINGENCIA?

Consiste en la aplicación de un programa con el fin de prevenir y controlar eventualidades naturales o accidentes laborales que pudieran ocurrir en el área de influencia de la obra vial de ejecución, de modo tal, que permita contrarrestar por la ocurrencia de emergencias, producidas por alguna falla de las lecciones de seguridad o errores involuntarios en la operación y mantenimiento de las empresas.

La más notable contribución de los autores del enfoque de la Contingencia, está en la identificación de las variables que producen mayor impacto sobre la organización, como el ambiente y la tecnología, para predecir las diferencias en la estructura y el funcionamiento de las organizaciones debidas a las diferencias en estas variables. Así, diferentes ambientes requieren diferentes relaciones organizacionales para una eficacia óptima. Se hace necesario un modelo apropiado para cada situación dada.

Por otro lado, diferentes tecnologías conducen a diferentes diseños organizacionales. Variaciones en el ambiente o en la tecnología conducen a variaciones en la estructura organizacional. Para una mejor comprensión, es necesario explicar que se entiende por ambiente y tecnología.

IMPORTANCIA DE ESTA TEORÍA PARA LAS EMPRESAS

Es de suma importancia ya que el enfoque de contingencia busca comprender las relaciones dentro y entre los subsistemas, como también entre las organizaciones y su ambiente y definir los estándares de relaciones o configuraciones de las variables.

El Enfoque de la Contingencia, destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un único y exclusivo modelo organizacional, o sea, no existe una única forma que sea mejor para organizarse, con el fin de alcanzar los objetivos diferentes de las organizaciones dentro de un ambiente también cambiante.

La visión contingente está a la final de cuentas orientada a sugerir delineamientos organizacionales y acciones gerenciales más apropiadas para situaciones específicas.

Los autores que defienden la teoría de la contingencia muestran un gran consenso con respecto a los temas comunes como:

      i.        Son unánimes en el rechazo de los principios universales de la administración, no existe una mejor manera de administrar o de organizar.

     ii.        El trabajo realizado por los administradores depende de las circunstancias o del ambiente.

    iii.        La práctica administrativa es situacional, para lo cual el administrador debe desarrollar sus habilidades de diagnóstico para tener la idea precisa en el momento preciso.

    iv.        El enfoque contingente es aplicable a un sin número de habilidades administrativas, principalmente aquellas que involucran componentes de comportamiento

CONCLUSIÓN

Cada una de las teorías administrativas que se comentan aquí tiene un enfoque diferente para la administración de las organizaciones y cada una refleja los fenómenos históricos, sociales, culturales y económicos de su época, así como los problemas que preocupaban a sus autores. Por lo tanto no es correcto decir que una teoría es más acertada que la otra y sería mejor decir que cada teoría presenta una solución dentro del enfoque escogido.

EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA CONTINGENCIAL

El enfoque contingencial busca comprender las relaciones que se establecen dentro de los subsistemas y entre ellos, así como entre la organización y su ambiente, y definir los estándares de relaciones o configuraciones de las variables. Este enfoque intenta comprender como operar en condiciones distintas y en circunstancias específicas y está orientado a sugerir diseños organizacionales y acciones gerenciales apropiadas para situaciones específicas.